איך כותבים מייל רשמי?

ספטמבר 21, 2020 · 1 דקות קריאה

תמיד תהיתם האם המיילים שאתם כותבים נראים טוב? רשמיים? גם אם הנחיתו עליכם לכתוב מייל רשמי, אל דאגה אם תעשו את כל חמשת השלבים, המייל שלכם ייראה מקצועי, כאילו אתם עושים זאת שנים.

 

אז מהו בעצם מייל רשמי ומתי משתמשים בו?

מייל כזה יישלח בדרך כלל לבעלי סמכות או לאנשים שאתם לא מכירים, תמיד העדיפו מייל רשמי. 

לדוגמא- ארגונים גדולים, משרד ציבורי, בעבודה עם הבוס.

 

5 שלבים לכתיבת מייל רשמי

  1. טיוטה – נתחיל בחלק הכי חשוב! לעולם אל תכתבו בפעם הראשונה מה שאתם רוצים וישר תשלחו (מניסיון תמיד שוכחים פרטים חשובים לאחר השליחה) כתבו בטיוטה נקודות חשובות שחייבות להיכנס למייל.
  2. סדר כרונולוגי – התחילו בסיפור רקע: תהיו עניינים, מדויקים ועובדתיים, נסו לא להתנסח בצורה רגשית ואמוציונלית. המכתב הוא לאנשים שאתם לא מכירים? הציגו את עצמכם בקצרה. לאחר מכן פירוט: תשתדלו לא לחזור על דברים שנאמרו בסיפור רקע. הוסיפו מידע חדש לקורא שמחזק את הפסקה הקודמת. לבסוף סיכום: שם תכניסו את השאלות או הבקשות שלכם.
  3. הגהה – מייל רשמי חייב לעבור הגהה מדויקת ולכן עליכם לשים לב לפרטים הכי קטנים:
    • שורת הנושא במייל – חשוב שתהיה תמציתית ועניינית, שתמשוך תשומת לב, אחרת יכול להיות שלא יקראו את המייל (בדרך כלל השורה תכלול בין 6-10 מילים)
    • פונט אחיד (הנפוצים ביותר Verdana, Calibri, Times New Roman, Georgia Helvetica, Arial)
    • גודל יהיה בדרך כלל 12 
    • רווח 1.5 בין השורות 
    • ללא צבעים
    • תאריך – יהיה בצד שמאל למעלה 
    • צד ימין למעלה – "לכבוד", תיאור הנמען וכתובת
    • לפני כל המכתב תופיע שורת "הנדון", הממוקמת באמצע ובו מתואר במשפט קצר, תוכן המכתב
    • נתחיל את המכתב ב"שלום רב"
    • הקפידו על שפה גבוהה, אך ברור לרוב 
    • הימנעו משימוש בסלנג, קיצורים, אימוג'ים
    • אם יש מספר שאלות, מספרו אותן, כדי שיהיה סדר לנמען והוא ישיב ביעילות
    • במידה ואתם שולחים את המכתב לעוד אנשים, ציינו זאת בסוף המכתב תחת "העתקים" ואת השמות
    • לבסוף, חתימה בצד שמאל למטה
  4. חתימה – החתימה שלכם זה כרטיס הביקור שלכם. יצירת חתימה למייל טובה, תשאיר רושם טוב ומוסיפה עניין. חשוב שהנמען יבין בקצרה ובירור מי אתם, במה אתם עוסקים ומה דרכי ההתקשרות אתכם. בעזרת חתימה למייל בעיצוב מעניין, אתם מוסיפים השפעה נוספת על המייל שכתבתם.
  5. באתי לעזרת חבר – עברו על כל המייל בשלמותו והעבירו אותו לחבר או קולגה, בקשו ממנו הערות. 

                                                                                                         

אז בהצלחה במייל הבא!

ספטמבר 21, 2020 · 1 דקות קריאה

מעוניינים ליצור חתימה מותאמת אישית למייל שלכם?

בפחות מ-60 שניות - הכניסו את הפרטים שלכם, של העסק, הוסיפו לוגו והעתיקו למייל