טרם אתם מחליטים האם אתם מעוניינים בחתימה דיגיטלית למייל שלכם, חשוב שתבינו מהי חתימה דיגיטלית ומהן הסיבות שמובילות כל כך הרבה אנשים לבחור ולשלוח מסמכי דואר אלקטרוני עם החתימה הייחודית שלהם.
חתימה דיגיטלית וחתימה אלקטרונית – לא אותו הדבר!
חתימה דיגיטלית מכונה פעמים רבות גם 'חתימה אלקטרונית', דבר שמוביל להטעייה שלא מרצון. שכן, חשוב לעשות הפרדה בין חתימה אלקטרונית אשר מהווה קובץ מוצפן ושקוף אותו מצרפים לסוגים שונים של מסמכים ואותו לא ניתן לראות, לבין חתימה דיגיטלית מעוצבת המופיעה בתחתית תכתובת הדואר האלקטרוני וזו אותה יוצרים למטרת יצירת רושם וריכוז נתוני ההתקשרות של האדם החתום על המייל. במאמר זה נגולל בפניכם את יתרונותיה של חתימה דיגיטלית במייל.
כל הסיבות ליצירת חתימה דיגיטלית למייל
- יצירת רושם ראשוני מקצועי – הסיבה הראשונה שגורמת לאנשים להחליט ליצור חתימה דיגיטלית למייל היא משום שהם הידיעה שאין תחליף ליצירת הרושם הראשוני על הלקוח. מכיוון שבעשור האחרון אנחנו מייעלים את הלו"ז שלנו גם באמצעות שליחת תכתובות מייל, חומרים והצעות מחיר ללקוחות ולספקים שלנו, כלומר המייל מהווה את אחד הכלים המרכזיים בהם אנו משתמשים, שהרי יצירת חתימה דיגיטלית למייל היא בגדר "חובת מיתוג" וזו המהווה את חלון הראווה שלכם ושל העסק שלכם.ֿ
- התאמה לעסק – יש אפשרות ליצור חתימה מעוצבת המותאמת באופן מושלם לתחום או אופי העסק שלכם או לאופן בו אתם מעונייינים להציג את עצמכם מבחינת נראות. נכון להיום יש לכם אפשרות לבחור את גודל הפונטים בחתימה, לצרף לוגו ותמונת פרופיל, לבחור האם אתם מעוניינים לעגל את הצורה של תמונת הפרופיל, הלוגו והאייקונים של הרשתות החברתיות או שמא אתם מעוניינים שהם יהיו מרובעים ולהחליט על צבע הפונטים ומרווח השורות בחתימה.
- שקיפות – חתימה הכוללת תמונה של אותו אדם אשר אמון על התוכן במייל מובילה למעין "היכרות ראשונית" עם אותו אדם לו נשלח המייל וזאת טרם שיחה איתו. יש כאן מרכיב כלשהו של שקיפות שמוביל ליצירת אמון ראשונית בסיסית בין כותב המייל לאדם שמקבל אותו.
- מיתוג – רוב בעלי החברות אשר מעצבים חתימה דיגיטלית למייל בוחרים למתג את החברה שלהם על ידי יצירת חתימה עסקית של עובד זה או אחר באמצעות שימוש בצבעי הלוגו של החברה וכמובן שימוש בכתובת קישור לאתר החברה. כל אדם בחברה יכול להיות כלי מיתוג לעסק וזאת על ידי יצירת חתימה המשקפת את העסק או אחת ממוצריו.
- מהירות יצירת חתימה – ניתן ליצור חתימה מעוצבת ומרשימה למייל אונליין וזאת תוך מספר דקות. אם בעבר משימת הכנת החתימה הייתה מורכבת מבחינה טכנית והצריכה יכולות עיצוב, העלאת לוגו לאחסון או לשרת ופעולות נוספות אשר לקחו זמן והצריכו מיומנויות, כיום לא צריך להתעסק בזה.
- חתימה מקצועית באנגלית ועברית – פעמים רבות אנו רואים שאנשים יוצרים חתימה בשפה האנגלית, שכן הם אינם מוצאים תוכנה שיוצרת חתימות דיגיטליות בעברית למייל או שאין הם מצליחים ליצור חתימה מרשימה בעברית. כאן, יש פתרון לעניין, שכן מדובר על חתימה בעלת נראות מרשימה ביותר בשפה העברית ובצד הימני של המסמך ואפשרות ליצור גם חתימה באנגלית.
- הטמעה קלה במייל – תהליך פשוט ומהיר. כל שצריכים לעשות הוא להעתיק את החתימה הקיימת שיצרתם, לפתוח את תוכנת המייל שלכם, לחפש את לשונית הגדרות או חתימות, להדביק ולהקליק על כפתור 'שמור'.
בהצלחה!
